Một số dịch vụ cơ bản của Internet

Thứ bảy - 11/03/2017 01:54
 Một số dịch vụ cơ bản của Internet

1.Khái niệm : Với sự ra đời của mạng máy tính, đặc biệt là Internet, thư điện tử đã giúp cho việc trao đổi thông tin được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
Vậy thư điện tử là:  dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính thông qua các hộp thư điện tử.

2.Tác dụng :Ngoài chức năng thông thường để nhận và soạn thảo email, các phần mềm thư điện tử có thể còn cung cấp thêm những chức năng khác như là:
•    Lịch làm việc (calendar): người ta có thể dùng nó như là một thời khoá biểu. Trong những phần mềm mạnh, chức năng này còn giữ nhiệm vụ thông báo sự kiện đã đăng kí trong lịch làm việc trước giờ xảy ra cho người chủ hộp thư.
•    Sổ địa chỉ (addresses hay contacts): dùng để ghi nhớ tất cả các địa chỉ cần thiết cho công việc hay cho cá nhân.
•    Sổ tay (note book hay notes): để ghi chép, hay ghi nhớ bất kì điều gì.
•    Công cụ tìm kiếm thư điện tử (find hay search mail).
Để hiểu hết tất cả các chức năng của một phần mềm thư điện tử người dùng có thể dùng chức năng giúp đỡ (thường có thể mở chức năng này bằng cách nhấn nút <F1> bên trong phần mềm thư điện tử).


3.Những lưu ý khi sử dụng thư điện tử :
1. Sử dụng email đúng dịp
Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụngemail trong những trường hợp sau:
      Nội dung liên lạc cần được lưu lại
      Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì
Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp
 
2. Cài đặt email chuyên nghiệp
 
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn
Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp  và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@
 
3. Quy luật chung cho nội dung email
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề
Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”
Cách hàng giữa các ý
Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể
Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)
 
4. Viết Subject có ý nghĩa
Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không
 
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:
 
- Subject tồi:
Quick question (câu hỏi nhanh)
Important, read now (quan trọng, đọc ngay)
- Subject tốt:
Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal 2009)
Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8
 
Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương không đọc được
 
5. Trình bày rõ ràng
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn
•    Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”
•    Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi
•    Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình
•    Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”
•    Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

 

Tác giả bài viết: Lê Thị Mai Huê

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Chuyên cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, bảo trì: Camera quan sát, báo cháy, báo trộm Tổng đài điện thoại, mạng máy tính  Máy chấm công, máy tuần tra bảo vệ Hệ thống kiểm soát cửa ra vào Chuông cửa có hình Máy bộ đàm Máy dò ( rà ) kim loại, ...
Cho thuê trang phục biểu diễn ĐỨC THIẾT
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây